Vermutlich haben Sie bereits die üblichen Hygienemaßnahmen ergriffen und Ihre Mitarbeiter arbeiten soweit wie möglich von zuhause aus. Aber reicht das? Oder gibt es noch weitere Vorkehrungen, die Sie treffen – oder zumindest in Erwägung ziehen – sollten? Und was, wenn der Ernstfall dann eintritt und Mitarbeiter ausfallen?
IT-Fachkräftemangel überwinden und Know-How-Lücken schließen – damit kennen wir uns als Anbieter von Software-Development-as-a-Service aus. Daher haben wir uns an eine Checkliste mit Ideen und Tipps gewagt, damit im Trubel dieser Tage nichts untergeht:
Personalausfälle vermeiden
Natürlich gilt es zunächst, die Ansteckungsgefahr für Ihre Mitarbeiter zu reduzieren – und wahrscheinlich haben Sie diese Vorkehrungen bereits getroffen. Der Vollständigkeit halber seien die Wichtigsten hier dennoch kurz erwähnt.
- Sorgen Sie für die nötigen Prozesse, Tools und die Infrastruktur, damit Ihre Mitarbeiter von zuhause arbeiten können. Dass Sicherheitsaspekte hierbei eine große Rolle spielen sollten, brauchen wir Ihnen als IT-Profis wohl eher nicht zu sagen.
- Wo sich Arbeiten aus dem Homeoffice nicht realisieren lässt, denken Sie über flexible Arbeitszeiten und Schichtbetrieb nach, damit sich möglichst wenige Mitarbeiter gleichzeitig an einem Standort aufhalten.
- Trennen Sie Teams sowie Mitarbeiter und deren Vertreter räumlich voneinander, wo immer dies machbar ist.
- Erleichtern Sie die Einhaltung von Mindestabständen, indem Sie z. B. das Mobiliar umstellen oder Trennwände und Pflanzen aufstellen.
- Sorgen Sie für ausreichend Hygieneartikel und wo sinnvoll (und soweit verfügbar) auch für Schutzmasken. Weiterführende Informationen zum Infektionsschutz finden Sie hier. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter auch an die regelmäßige Reinigung von Tastaturen, Mäusen und (Mobil-)Telefonen.
- Nutzen Sie Telefon- oder Videokonferenzen oder verschieben Sie Geschäftsreisen und -termine. Halten Sie zwingend erforderliche Treffen in möglichst kleiner Runde, möglichst kurz, mit viel Abstand und in einem gut belüfteten Raum ab.
- Fordern Sie Mitarbeiter auf, 14 Tage lang zuhause zu bleiben, wenn sie sich in Corona-Risikogebieten aufhielten oder Kontakt zu Infizierten hatten. Zeigt ein Arbeitnehmer typische COVID-19-Symptome wie Husten und Fieber, ist der Arbeitgeber übrigens verpflichtet, diesen Arbeitnehmer nach Hause zu schicken.
Auf Engpässe vorbereiten
Im nächsten Schritt sollten Sie einen Krisenplan erstellen, damit Sie bei Personalausfällen vorbereitet sind und umgehend reagieren können.
- Machen Sie sich ein klares Bild von den Prozessen und Aufgaben, die unbedingt weiterlaufen müssen, um den Betrieb aufrecht zu erhalten.
- Priorisieren Sie alle laufenden und geplanten Projekte. Was kann notfalls warten, was nicht?
- Gibt es neue Projekte, die trotz oder wegen des Corona-Virus schnellstens umgesetzt werden müssen? Wie groß wird hierfür der Personalbedarf sein?
- Definieren Sie Schlüsselpersonal, also Mitarbeiter, die – neudeutsch ausgedrückt – business critical, also unentbehrlich sind.
- Bestimmen Sie idealerweise mehrere Vertreter für diese Personen und arbeiten Sie diese so rasch und so gut wie möglich ein.
- Denken Sie frühzeitig darüber nach, wie Sie Kapazitäten ausbauen können – z. B. indem Sie Überstunden anordnen oder Softwareprojekte outsourcen.
- Schaffen Sie Spielräume, indem Sie weniger wichtige Projekte präventiv verschieben. Oder engagieren Sie freiberufliche Remote-Consultants und arbeiten Sie diese in Ihre Projekte ein, bevor es zu Engpässen kommt.
Im Ernstfall zügig handeln
Fallen tatsächlich Mitarbeiter aus, sei es krankheitsbedingt oder weil sie Kinder betreuen müssen, gibt es prinzipiell zwei Optionen: Sie reduzieren das Arbeitsaufkommen oder Sie erweitern Ihre Kapazitäten.
- Verschieben Sie Projekte, die Sie in Ihrem Krisenplan als weniger wichtig eingestuft haben.
- Reduzieren Sie, wenn machbar und sinnvoll, den Projekt-Scope.
- Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Überstunden zu leisten. Wenn nötig, können Sie Überstunden – im Rahmen der gesetzlichen Arbeitszeit – sogar anordnen.
- Bitten Sie Teilzeitkräfte, für einige Wochen oder Monate Vollzeit zu arbeiten.
- Vergeben Sie Projekte oder Teilprojekte an externe Dienstleister und entlasten Sie damit Ihre Mitarbeiter.
- Unterstützen Sie Ihr Team und schließen Sie gleichzeitig eventuelle Know-how-Lücken, indem Sie remote arbeitende Freelancer beauftragen, die Ihren Bedarf punktgenau decken.
Wie gehen Sie mit der Krise um?
Diese Checkliste erhebt natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit und wir würden uns freuen, wenn Sie Ergänzungen und Ideen mit uns teilen. Besonders interessiert uns natürlich, wie Sie mit den Herausforderungen der Corona-Krise umgehen und welche Tipps Sie anderen Lesern geben können.
Sie haben Fragen oder wünschen eine unverbindliche Beratung rund um Software-Outsourcing oder die Vermittlung von Remote-Consultants? Dann kommen Sie gerne auf uns zu. Wir verfügen über ein großes Netzwerk an europäischen IT-Experten und werden unser Bestes tun, Sie bei der Erweiterung Ihrer Kapazitäten zu unterstützen.
Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern alles Gute in diesen unsicheren Zeiten – und vor allem: Bleiben Sie gesund!
